Fuhrparkanalyse führt zu einer dauerhaften Optimierung des Fuhrparks

Warum brauchen Sie eine Fuhrparkanalyse?

Die Fuhrparkanalyse gehört zum Fuhrparkmanagement, das wiederum die Beschaffung, Wartung und Reparatur von Fahrzeugen, deren Einsatzoptimierung (Touren- und Fahrereinsatzplanung), die Sendungsverfolgung mit modernen Kommunikationsmitteln, Verbrauchsstatistiken und die Kostenkontrolle umfasst. Kosten eines Fuhrparks sind Fahrzeug- und Fahrerkosten, allgemeine Betriebskosten und Werkstattkosten. Mit der Fuhrparkanalyse erhalten Sie – auch als Kleinunternehmen – einen ausgezeichneten Überblick über Ihren Fuhrpark. Sie planen Touren optimaler und erfassen folgende Faktoren:

• Kraftstoffverbräuche
• allgemeine Fuhrpark- und Fahrzeugkosten
• Reparaturübersichten
• Laufleistungen
• Leasingverträge
• Statusberichte
• Fahrerhistorien
• Unfallanalysen
• Auslastungen von Fahrzeugen und Fahrern
• Optimierung und Vergleiche von Touren inklusive Kosten-Nutzen-Vergleich
• Ressourcen- und Reservenermittlung
• Kosten-Nutzen-Vergleiche von Kunden

Voraussetzungen für die Fuhrparkanalyse

Eine Grundvoraussetzung ist die reale Datenerfassung. Die Art der erfassten Daten hängt von den Aspekten der Analyse ab, doch grundsätzlich empfiehlt sich eine möglichst umfangreiche Erfassung. Diese kann auch zu späteren Zeitpunkten für Auswertungen herangezogen werden. Außerdem wird damit der Gesamtüberblick genauer. Nicht zuletzt ist die lückenlose Kontinuität wichtig, ansonsten besteht die Gefahr von Analysefehlern. Wer eine Fuhrparkanalyse erstmals einführt, sieht sich mit einer zunächst umfangreichen Datenerfassung konfrontiert, doch nach diesem anfänglichen Aufwand lassen sich die Folgedaten in der Regel relativ unkompliziert während des Tagesgeschäfts einpflegen.

Fuhrparkanalyse in der Praxis

Für eine praktische Analyse liefert der Unternehmer gewisse Vorgaben, die sich nach seinen betrieblichen Erfordernissen richten. Relevante Daten könnten zum Beispiel der Zeitbedarf auf einzelnen Touren und das tatsächliche Transportaufkommen sein. Hinzu kommen viele spezifische Einzelfragen, die dokumentiert werden müssen. Dazu könnten gehören:

• Gesamtgewicht
• Zahl von Paletten und Gitterboxen
• Aufträge und Stopps
• Arbeitszeiten
• Ein- und Ausrollung
• eventuelle Besonderheiten

Vorarbeiten für die Fuhrparkanalyse sind das Erstellen einer Checkliste und die Vorbereitung des Disponenten und der Fahrer. Diese müssen die Daten erfassen. Für die Fahrzeugkalkulation sind die Kosten zusammenzustellen. Sie ergeben sich aus den direkten Fahrzeugkosten (Kraftstoff, Wartung/Inspektionen/Reparaturen, Anschaffungs- und Abschreibungskosten bzw. Leasing, Steuern, Räderwechsel, HU/AU) sowie allgemeine Betriebskosten wie Verwaltung und Büro. Eine Checkliste für das Fahrzeug, den Fahrer und die Tour kann wie folgt aussehen:

• Fahrername
• Kfz-Kennzeichen
• Tour-Nr. oder Gebiet
• Kfz-Nutzlast in Tonnen
• Palettenstellplätze im Lkw
• Arbeitsbeginn
• Arbeitszeit im Lager
• Pausendauer
• Arbeitsende
• gefahrene km
• Anhänger-Einsatz ja/nein
• Anzahl Paletten
• Gesamtgewicht
• Anzahl Aufträge
• Anzahl Stopps
• Besonderheiten

Diese hier beschriebene Checkliste ist ein Beispiel und nicht sehr umfangreich. In der Praxis sind Checklisten länger, doch sie müssen es immer noch erlauben, dass die Fahrer und Disponenten die Daten auch handschriftlich während der Arbeit erfassen. Es ist also nötig, sich auf das Wesentliche zu konzentrieren, ohne auf wichtige Daten zu verzichten – selbst dann, wenn sie vielleicht aktuell nicht unbedingt gebraucht werden, aber in zwei bis drei Jahren bei einem vergrößerten Fuhrpark sehr hilfreich sein dürften.

Auswertung einer Fuhrparkanalyse

Auch für die Auswertung sind die Vorgaben des Unternehmers entscheidend. Dieser dürfte sich in den meisten Fällen für die Auslastung seines Fuhrparks interessieren. Es lassen sich nun handschriftlich erfasste Daten in ein Analysetool übertragen. Das macht eine Bürokraft. Natürlich gibt es auch moderne mobile Devices, mit denen die Fahrer und der Disponent sofort die Daten ins System einspeisen könnten, allerdings werden sie bislang (Stand: 2019) nur wenig genutzt, weil die Gefahr besteht, dass ein Fahrer im Regen, unter Zeitdruck und wegen ungenügender Einarbeitung in die Bedienung die digitale Datenerfassung “vergisst”.

Wenn aber die Daten erst einmal in ein softwaregestütztes Fuhrparkanalyse-Tool eingespeist wurden, kann dieses unter anderem eine Auslastung von Fahrzeugen auf Knopfdruck berechnen – inklusive des Aufzeigens von möglichen Reserven. So können sich relevante Engpässe beispielsweise bei den Palettenstellplätzen oder bei der Ein- und Ausrollung im Lager ergeben, doch auch eine neue Planung der Fahrtstrecken kann zusätzliche Kapazitäten schaffen. Ein Fuhrparkmanagement kann sich für Unternehmen durchaus lohnen.

Grafische Darstellung einer Fuhrparkanalyse

Das Analyseergebnis lässt sich grafisch darstellen, üblich sind vielfach Balkendiagramme. Damit können Disponenten und Unternehmer sofort erkennen, wo sie für die Optimierung des Fuhrparks ansetzen müssen. Die Software erlaubt es in der Regel, in den Chart die dazugehörende Datentabelle einzublenden. Selbstverständlich lassen sich die Daten auch in andere Programme exportieren, die peripher mit dem Fuhrpark zu tun haben (Beschaffungsmanagement, Lohnabrechnung für Fahrer, Verwaltung der Leasingverträge, Werkstatttermine für die Fahrzeuge etc.).

Fazit zur Fuhrparkanalyse

Es lässt sich pauschal kaum beziffern, welche Einsparpotenziale durch eine Fuhrparkanalyse gehoben werden können. Doch jeder Logistiker weiß, dass es Einsparmöglichkeiten gibt. Sie hängen von der Größe des Fuhrparks, von den konkreten Aufträgen und von den gefahrenen Strecken ab. Wenn die Datenerfassung relativ unkompliziert erfolgen kann, sollten auch kleinere Unternehmen nicht darauf verzichten, ihren Fuhrpark zu analysieren und anschließend zu optimieren. Durch die Optimierung ist dann eventuell auch ein Flottenleasing möglich, das die Leasingunternehmen denjenigen Unternehmen zu TOP Leasingkonditionen anbieten, welche für ihre Mitarbeiter mehrere Fahrzeuge – oft desselben Herstellers – leasen.

Die Software für die Auswertung kostet keine Unsummen, hilft aber, auf Jahre sehr viel Geld einzusparen und nebenher die Zufriedenheit der Kunden und Mitarbeiter deutlich zu erhöhen.