Flottenleasing – Flottenmanagement und Fuhrparkanalyse einfach erklärt

Das Flottenkundenleasing bieten Leasingunternehmen denjenigen Unternehmen an, die für ihre Mitarbeiter mehrere Fahrzeuge – oft desselben Herstellers – leasen. Dafür erhalten die Unternehmen Rabatte und profitieren zudem von der einheitlichen Betreuung bei einem Leasingpartner, der meistens auch Händler mit angeschlossener Werkstatt ist. Das entlastet ihr Fuhrparkmanagement. Ob und wie sich Flottenlösungen lohnen, zeigt die Fuhrparkanalyse.

Was bringt das einheitliche Flottenmanagement?

Die Autohersteller und Leasingfirmen bieten den Unternehmen etwas günstigere Konditionen an, wenn diese bei ihnen mehrere Fahrzeuge auf einmal leasen. Das ist ein ganz normaler Mengenrabatt, den wir auch von vielen anderen Anschaffungen kennen. Die Leasingraten pro Fahrzeug werden teilweise deutlich günstiger. In der Regel sollten zur Flotte mindestens fünf Fahrzeuge gehören, damit spezielle Konditionen gewährt werden. Das bedeutet: Auch KMU (kleine oder mittlere Unternehmen) profitieren davon, nicht nur große Konzerne, die Fuhrparks mit mehreren Hundert Firmenfahrzeugen unterhalten.

Die genauen Modalitäten unterscheiden sich zwischen den Anbietern. Prinzipiell gilt aber: Je mehr Autos geleast werden, desto mehr sinkt die Leasingrate. Auch bei einem Kauf wären solche Rabatte zu erzielen. Sollte eine Firma beispielsweise gleich 250 Fahrzeuge leasen, fiele der Preisvorteil signifikant höher aus als nur bei zehn Autos. Die Vorteile setzen sich bei der Versicherung fort, denn diese räumt ebenfalls für viele Fahrzeuge Sonderkonditionen ein. Das leuchtet ein: Der Versicherer profitiert schließlich nicht nur vom höheren Umsatz bei diesem Kunden, sondern auch von vereinfachten Abläufen beim einheitlichen Flottenmanagement.

Vergleich: Rabatt für Flottenlösungen und Leasing-Sonderaktionen

Der Rabatt beim Leasen einer Flotten kann beträchtlich ausfallen, jedoch gibt es Leasingsonderaktionen mit vergleichbaren und auch noch besseren Konditionen. Darauf sollten Firmen schauen, die

• prinzipiell nur eine sehr kleine Fahrzeugflotte unterhalten und die Rabattgrenze von fünf Autos oft gerade so erreichen
• und bei denen die Zahl der Fahrzeuge schwankt und zeitlich versetzt geleast wird.

Das Leasing einer Flotte mit den entsprechenden Rabatten verläuft mit hohen Rabatten und gleichzeitig unaufwendig, wenn die Leasingverträge zeitgleich beginnen und enden. Auch sollte es sich nach Möglichkeit um Fahrzeuge desselben Herstellers und Leasingpartners handeln. Ansonsten können Leasing-Sonderangebote günstiger und durch das Fuhrparkmanagement leichter handhabbar sein.

Flottenleasing – Flottenmanagement mit kostenloser Fuhrparkanalyse

Fuhrparkanalyse als erster Schritt zum Leasen der Fahrzeugflotte

Dem Flottenleasing geht eine umfangreiche Analyse des Fuhrparks voraus, um die optimale Lösung für die gewünschte Fahrzeugflotte zu erhalten. Das oberste Ziel bei dieser Analyse ist es, die Fahrzeuge mobil zu halten. Sie sollen nicht zu Dauerparkern im Fuhrpark werden. Es gilt also beim Autoleasing einer Flotte das Prinzip, so viele Fahrzeuge wie nötig, aber so wenige wie möglich zu leasen. Jeder Stillstand eines Fahrzeugs lässt unnötig hohe Kosten entstehen, denn die Leasing- und Versicherungsraten laufen weiter. Davon abgesehen leiden stehende Fahrzeuge auch technisch. Flottenmanager werden immer versuchen, ihren Fuhrpark in Richtung Mobilität zu optimieren. Das funktioniert durch eine gründliche Analyse. Dabei lassen sich Kosteneinsparpotenziale entdecken und Prozessabläufe verbessern. Durch solche Analysen können ebenso die Konditionen der Leasinganbieter für eine Flotte viel besser bewertet werden. Eine Fuhrparkanalyse ist in bestimmten Fällen unabdingbar:

• Durch das Wachstum einer Firma vergrößert sich die Fahrzeugflotte deutlich. Damit stellt sich die Herausforderung, einen Anbieter für das Flottenkundenleasing zu finden und dessen Konditionen zu bewerten.
• Das Unternehmen schafft neu die Position eines Fuhrparkmanagers, eben weil der Fuhrpark deutlich größer wurde.
• Ein neu eingestellter Fuhrparkmanager, der eine bestehende Flotte übernimmt, wird auch zunächst seinen Fuhrpark analysieren.
• Der Leasinganbieter für die Flotte soll gewechselt werden. Es gilt daher, den aktuellen Bestand des Fuhrparks und den Einsatz der Fahrzeuge detailliert zu analysieren.
• Die Services im Fuhrpark sollen sich verbessern.
• Es gilt, Kosteneinsparpotenziale im Fuhrpark aufzuspüren. Vielleicht soll auch die Car Policy des Unternehmens neu gestaltet werden.

Leasing im Fuhrpark: Bedeutung moderner Flottenlösungen

Firmenfahrzeuge wurden schon immer gern geleast, der Leasingmarkt wächst dennoch permanent. Vor allem für Flottenfahrzeuge suchen die Unternehmen adäquate Lösungen. Es hat in der Wirtschaft ein generelles Umdenken begonnen: Die Eigentümerschaft am Firmenvermögen ist längst nicht mehr so bedeutsam wie der Aspekt der kostengünstigen und damit effizienten Nutzung von Maschinen, Gebäuden, Anlagen und Fahrzeugen. Eine effiziente Nutzung aber ist mit Leasing in den meisten Fällen eher möglich als durch Eigentum, bei dem nach der bilanztechnischen Abschreibung immer die Frage des Ersatzes und damit der Verwertung von Altbeständen im Raum steht. Festgestellt wurde die Bedeutung des Fahrzeugleasings unter anderem in dieser Studie des Beratungsunternehmens Frost & Sullivan, die weltweiten Leasingmarkt für Fahrzeugflotten untersuchte und dabei Europa besonders im Fokus hatte. Die Zahlen stammen aus 2016, bis heute (Januar 2019) dürfte der Leasinganteil in den Unternehmen nochmals leicht gestiegen sein. Die wichtigsten Fakten im Überblick:

• Von allen Firmenfahrzeugen in Europa gehören 13,9 % zu einer Flotte, die definiert ist als ein Bestand von mindestens fünf Fahrzeugen in der Regel desselben Herstellers und/oder Leasinganbieters.
• 90 % der Firmenwagen werden nur im Rahmen des Flotteneinsatzes genutzt. Bei 10 % sind zusätzliche alternative Nutzungen festzustellen. Dieser Aspekt ist für das Flottenmanagement bedeutsam.
• Die europäischen Fahrzeugflotten bestehen zu ~25 % aus Leasingfahrzeugen.
• Es gibt in Europa etwa 30 Millionen KMU, für die das Flottenkundenleasing interessant ist. Wie die vorgestellten Zahlen aber belegen, nutzen längst nicht alle von ihnen diese Lösung. Es besteht daher für Leasinganbieter noch sehr viel Potenzial, das es auszuschöpfen gilt – auch im Interesse der Unternehmen.

Die Banken sind zuverlässige Partner beim Leasing von Fahrzeugflotten – sie verdienen gut dabei. Die vorliegende Untersuchung konnte belegen, dass der Flottenvertrieb stärker wächst als private Pkw-Zulassungen und auch stärker als der Markt für einzelne leichte Nutzfahrzeuge, wie sie Gewerbetreibende fahren. Die Studie analysierte die Segmente Miet- und Firmenwagen, Finanzierung beim Direktkauf sowie das Leasing. Untersucht wurden die nordischen Länder, das D.A.C.H.-Gebiet, die Benelux-Staaten, Mittel-, Ost- und Südeuropa, Russland, die Türkei, die Ukraine sowie Großbritannien und Irland. Auch Handlungsempfehlungen gaben die an der Studie beteiligten Experten ab. So müssten Leasinganbieter durch den Fokus von Verbrauchern und KMU auf die reine Nutzung vs. Eigentümerschaft das Leasinggeschäft noch deutlich besser organisieren.

Hierbei sind digitale Ressourcen entscheiden. In diese müssen die Leasingunternehmen verstärkt investieren. Das indirekte Geschäft werde immer wichtiger. Die Leasinganbieter schöpfen dabei verstärkt ihre Partnerschaftsvereinbarungen mit den Finanzabteilungen der Fahrzeughersteller und mit Banken aus. Allerdings haben diese Finanzdienstleister kein Interesse an der Übernahme von Restwertrisiken. Daher dürfte das Kilometerleasing auch bei Firmenflotten das Restwertleasing künftig vollständig verdrängen. Weitere Trends seien die zunehmende Rolle von Online-Maklern im Leasinggeschäft und die Konsolidierung des Marktes durch Akquisitionen.

Ansprüche an das Flottenleasing durch das Fuhrparkmanagement

Für die Fuhrparkbetreiber wird die Effizienz ihrer Betriebsabläufe immer wichtiger. Der Fuhrpark ist inzwischen eine feste Kategorie im Beschaffungsmanagement. Die Unternehmen suchen daher unabhängige Experten, die für das Flottenleasing eine vollständig ausgelagerte, kontinuierliche Leistungsüberwachung garantieren können – und zwar in Echtzeit. Beim Management eines Fuhrparks sind große Kosteneinsparungen möglich. Davon profitieren Dienstleister, die den Fuhrpark ihrer Kunden inklusive des Flottenleasings organisieren.

Diese Dienstleister verdrängen inzwischen sogar teilweise Fullservice-Leasinggesellschaften, weil sie effizienter wirtschaften können. Durch diese neue Konkurrenz wird der Markt immer unübersichtlicher, doch gerade kleinere Fuhrparkbetreiber können von dieser Entwicklung profitieren. Kein Zweifel: Der Markt ist jung, wird aber dennoch schon durch eine zunehmende Internationalisierung geprägt. Experten wundert das nicht. Das Outsourcing von Fuhrparkverwaltungen basiert in Deutschland auf Traditionen, es war schon vor Jahren und Jahrzehnten üblich. Nur die Digitalisierung, die Internationalisierung und neue Leasingmodelle führen zur Disruption.

Was leisten Fuhrparkmanagementgesellschaften?

Diese Dienstleister definieren sich zunächst einmal über ihre Unabhängigkeit. Sie sind durch ihren Leistungskatalog zu unterscheiden, der bei den meisten Anbietern immer umfassender ausfällt und einer Inhouse-Abteilung des Kundenunternehmens ähnelt. Leistungen sind unter anderem:

• Planung der Fuhrpark-Investitionen
• entsprechende Ausschreibungen
• Koordination von Reparaturen und Wartungen
• Verwaltung der Versicherungen
• Zuteilung und Zustellung der Fahrzeug an die Mitarbeiter

Neue Unternehmen spezialisieren sich bisweilen stark auf Teilbereiche, andere bleiben beim Full-Service. Das macht den Markt zwar unübersichtlich, aber auch dynamisch. Es gibt sogar Branchenfremdlinge, die diesen Markt für sich entdecken. Darunter sind Reiseunternehmen, Facilitymanagement-Firmen und technische Anbieter, die oft eine Fuhrparkmanagementgesellschaft übernommen haben und durch das Wachstum in diesem Markt einen zusätzlichen Absatzkanal erschließen möchten. Eine erfreuliche Entwicklung ist im Softwarebereich zu beobachten: Es gibt immer mehr Softwarelösungen, welche das Management des Fuhrparks deutlich erleichtern.

Allerdings unterscheiden sich diese Lösungen voneinander stark. Manche bieten nur Teillösungen wie die reine Rechnungsprüfung, andere den kompletten Funktionsumfang, zum dem auch das Leasingvertragsmanagement, die buchhalterische Abwicklung und die komplette Nutzerkommunikation gehören. Entwickelt wurden die Programme allerdings von IT-Spezialisten, denen vielfach die nötige Erfahrung bezüglich der Thematik fehlt. Daher sollten Fuhrparkbetreiber vor der Auswahl einer solchen Software diese genaustens hinsichtlich ihrer Eignung überprüfen.

Wann lohnt sich das Outsourcing des Fuhrparkmanagements?

Am meisten lohnt es sich offenkundig für Unternehmen mit einem nicht zu großen Fuhrpark. Diese hätten ansonsten die Wahl, diese Aufgabe intern nebenher erledigen zu lassen – manchmal durch die Sekretärin – oder einen Arbeitsplatz hierfür zu schaffen. Letzterer wäre nicht ausgelastet, die Sekretärin hingegen könnte überfordert werden. Das Management von Fuhrparks ist zu einer echten Wissenschaft geworden, die aufgrund vieler Spezialisierungen eine hochgradige Expertise erfordert. Es entsteht also bei einem kleineren Fuhrpark ein Personalproblem, das zu Ineffizienz und Unzufriedenheit der Mitarbeiter führen kann. Manche Unternehmen haben den Überblick über ihre abgeschlossenen Verträge zum Fuhrpark verloren. Wenn sie nun im Rahmen des Outsourcings einen qualifizierten Fuhrparkmanager beauftragen, wird dieser bei der Bestandsaufnahme das betreffende Vertragswerk bewerten.

Wahrscheinlich wird er es entbündeln, manche Aufträge neu vergeben und damit Optimierungspotenziale heben. Diese können zu Einsparungen zwischen 15 und 25 Prozent führen. Unter anderem sinken durch Outsourcing oft die Reparaturkosten, weil durch ein qualifiziertes Management das Werkstattkonzept optimiert wird. Hier sind die größten Einsparungen auszumachen, sie können gegenüber der Reparaturrate beim Fullservice-Leasing 40 Prozent betragen. Auch eine höhere Transparenz bei allen Leistungen, die Entbündelung von Services und ein besser durchdachtes Mobilitätskonzept führen zu Kostensenkungen. Anbieter wie Expert Automotive schließen mit ihren Kunden aus diesem Grund Verträge ab, die festgelegte Einsparungsziele enthalten. Alljährlich wird überprüft, ob die Ziele erreicht werden konnten. Rationalisierungsansätze ergeben sich beispielsweise auch bei der Senkung der Rückgabekosten von Leasingfahrzeugen durch ein aktives Rückläufermanagement und durch die Reduzierung von internen Prozesskosten.

Kostensenkung im Fuhrpark durch Multisourcing?

Multisourcing ist das Auslagern von Leistungen an mehrere Fremdanbieter. Hiermit lassen sich unter Umständen für größere Fuhrparks Kostensenkungspotenziale erschließen. Die Aufträge werden regelmäßig ausgeschrieben, was den Wettbewerb und die Kostentransparenz gleichermaßen erhöht. Hierfür ist es aber nötig, dass Teilbereiche – beispielsweise das Leasing- oder das Reparaturmanagement – vom Volumen her groß genug sind, um sich für einen Anbieter zu lohnen. Daher empfehlen Experten den kleineren Unternehmen das Outsourcing an einen einzigen externen Dienstleister, zumal die entsprechende Software vorhanden ist, die alle Teilbereiche abdecken kann. Ein einzelner Dienstleister ist zudem eher in der Lage, Interessenkonflikten etwa bei Vertragsanpassungen, Totalschäden oder vorzeitigen Rückgaben vorzubeugen.

Kann das Outsourcing des Fuhrparkmanagements auch Nachteile haben?

Es besteht eine gewisse Gefahr der Desintegration. Eine Inhouse-Abteilung kennt exakt die Unternehmenskultur und die internen Abläufe, der externe Dienstleister muss sie berücksichtigen und daher zunächst kennen lernen. Das funktioniert nur über eine sehr gute Kommunikation und die Verwaltung über exzellente Softwarelösungen. Die meisten Anbieter sind dazu in der Lage, weshalb das Outsourcing des Fuhrparkmanagements eher viele Vorteile bei überschaubaren Risiken bietet.

Warum Sie als Flottenbetreiber eine  Fuhrparkanalyse durchführen sollten

• Analyse des Fuhrparks
• Erkennen und Aufzeigen von Kosteneinsparungsmöglichkeiten
• Empfehlungsvorschläge
• Empfehlung zur Haltedauer
• Überprüfung der Fahrleistungen
• Überprüfung des Einsatzzwecks
• Überprüfung des Fahrzeuggröße
• Überprüfung der Antriebsart
• Überprüfung der Motorisierung
• Überprüfung der Getriebart
• Überprüfung von Effizienzmaßnahmen
• Aufzeigen von Alternativen